GIẢI PHÁP THEO DÕI TÀI SẢN BẰNG MÃ VẠCH

Theo dõi tài sải bằng mã vạch là gì?
Theo dõi tài sản bằng mã vạch hoạt động như thế nào?
 
Kể từ khi mã vạch tiêu dùng đầu tiên được quét vào năm 1974, việc sử dụng mã vạch cho các quy trình theo dõi tài sản đã mang tính cách mạng trong việc giúp các doanh nghiệp cải thiện độ chính xác của dữ liệu và tăng tốc quản lý hàng tồn kho.

Với những tiến bộ trong công nghệ gắn thẻ tài sản và các công cụ theo dõi tài sản dựa trên đám mây , việc sử dụng máy quét và nhãn mã vạch trong các doanh nghiệp đã phát triển. Trên thực tế, mã vạch đã được sử dụng rộng rãi ở cả thị trường tiêu dùng và thị trường kinh doanh đến mức GS1 ước tính hơn 5 tỷ mã vạch được quét hàng ngày.
Mặc dù các tùy chọn gắn thẻ khác đi kèm với nhiều chuông và còi hơn, nhưng chính chi phí vận hành thấp và dễ sử dụng đã thu hút các doanh nghiệp áp dụng các công cụ theo dõi tài sản mã vạch, khiến nó là một lựa chọn đáng xem xét bên cạnh các giải pháp theo dõi tài sản khác.

• Theo dõi tài sản bằng mã vạch là gì?
• Theo dõi tài sản bằng mã vạch hoạt động như thế nào?
• Lợi ích của việc theo dõi tài sản bằng mã vạch
• Mã vạch so với RFID: sự khác biệt là gì?
• Các giải pháp theo dõi tài sản khác

Theo dõi tài sản bằng mã vạch là gì?

Theo dõi tài sản bằng mã vạch là một cách dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô để quản lý và theo dõi tài sản cố định của họ. Cho dù được sử dụng để kiểm kê và kiểm soát kho hàng hoặc quản lý vòng đời tài sản, có hai thành phần chính giúp theo dõi tài sản bằng mã vạch có thể thực hiện được: tem nhãn mã vạch và đầu đọc mã vạch.
Nhãn mã vạch có sẵn ở nhiều dạng khác nhau. Từ mã vạch 1D như Mã 39 và Mã 128 đến mã vạch 2D như Ma trận dữ liệu Datamatrix và mã Phản hồi nhanh (Mã QR). Mặc dù khả năng của chúng khác nhau, các loại nhãn mã vạch được sử dụng để lưu trữ dữ liệu. Dữ liệu này được biểu thị bằng các số và chữ cái khác nhau, sau đó được giải mã bởi một đầu đọc mã vạch thường ở dạng máy quét mã vạch hoặc thiết bị di động.
Một yếu tố chính làm cho việc theo dõi tài sản bằng mã vạch đặc biệt hấp dẫn đối với các doanh nghiệp nhỏ là khả năng in mã vạch tại chỗ. Khi dữ liệu đã được gán cho một mã vạch duy nhất, nó sẽ được in và dán vào một tài sản. Cho dù đó là tài sản cố định của doanh nghiệp, tài sản CNTT của họ như màn hình và bàn phím, hay hàng tồn kho.
Với việc thay thế không tốn kém cho các phương pháp theo dõi thủ công tốn nhiều thời gian như bút và giấy, theo dõi tài sản mã vạch mang lại nhiều lợi ích như:

• Tăng độ chính xác của số liệu
• Tăng tốc độ thu thập dữ liệu
• Giảm chi phí theo dõi tài sản
• Giảm lỗi
• Đơn giản hóa việc lưu trữ hồ sơ
• Hầu như không yêu cầu đào tạo nhân viên

Theo dõi tài sản bằng mã vạch hoạt động như thế nào?

Cũng như được sử dụng để theo dõi tài sản doanh nghiệp, mã vạch có thể được tìm thấy trong các ngành khác nhau cung cấp nhiều quy trình khác nhau như du lịch, giải trí, quảng cáo và trò chơi. Tuy nhiên, bất kể mỗi hệ thống mã vạch đang được sử dụng cho mục đích gì, quy trình luôn giống nhau.
Trái ngược với giải pháp theo dõi bằng RFID, mã vạch yêu cầu ít phần cứng hơn để hoạt động. Trên thực tế, tất cả những gì cần thiết để thiết lập một hệ thống theo dõi tài sản mã vạch thành công là:

• Mã vạch
• Máy quét mã vạch
• Phần mềm theo dõi tài sản

Với các công cụ và thiết bị phù hợp, quá trình theo dõi tài sản mã vạch có thể được chia thành ba giai đoạn:
Giai đoạn 1: Dữ liệu được lưu trữ trên một mã vạch duy nhất được in và gán cho một tài sản cụ thể
Giai đoạn 2: Mã vạch được quét bằng máy quét hoặc thiết bị di động trích xuất dữ liệu
Giai đoạn 3: Dữ liệu được gửi đến máy tính ở dạng nhị phân, sau đó được giải mã và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Phần mềm theo dõi tài sản
Tạo mã vạch
Bước đầu tiên để quản lý hàng tồn kho và theo dõi tài sản là xây dựng nền tảng: tạo một mã vạch. Mã vạch bao gồm các thanh và khoảng trắng có kích thước khác nhau đại diện cho số và chữ cái, lấy cảm hứng từ việc sử dụng các dấu chấm và dấu gạch ngang trong mã Morse.
Có hai loại mã vạch mà doanh nghiệp cần lưu ý khi triển khai hệ thống theo dõi tài sản mã vạch: Mã vạch 1D (tuyến tính) và mã vạch 2D. Mã vạch 1D có thể chứa tối đa 100 ký tự dữ liệu và có thể được dán trên hầu hết các sản phẩm bán lẻ dưới dạng UPC (Mã sản phẩm chung). Trong khi mã vạch 2D có thể chứa tới 2000 ký tự dữ liệu và có thể được tìm thấy trên tạp chí hoặc trên tờ rơi quảng cáo dưới dạng mã QR.
Khi nói đến việc tạo mã vạch cho mục đích theo dõi tài sản, các doanh nghiệp có tùy chọn mua chúng từ nhà phân phối hoặc tự in. Điều này cho phép khả năng tiếp cận cao hơn, làm cho việc theo dõi tài sản mã vạch đặc biệt hấp dẫn đối với các doanh nghiệp nhỏ chỉ có một số lượng tài sản hạn chế.

CÔNG CỤ TẠO MÃ VẠCH ONLINE MIỄN PHÍ

Phần mềm tạo barcode miễn phí

Trang bị phần cứng phù hợp

Mỗi mã vạch là một mẫu duy nhất được gán cho một đối tượng cụ thể mà máy có thể đọc được. Trong trường hợp này, là một máy quét mã vạch. Khi một đầu đọc quét mã vạch bằng cách phản chiếu ánh sáng từ mỗi phần đen trắng, nó sẽ giải mã dữ liệu thành các số 1 và 0 và truyền đến máy tính.
Việc mua máy quét mã vạch hiện nay khá đơn giản, có nhiều loại máy quét mã vạch khác nhau cho các mục đích khác nhau. Tham khảo các cách chọn máy quét trong các bài viết sau:

• Chọn máy quét mã vạch theo công nghệ đọc
• Chọn máy quét mã vạch theo kiểu dáng

Sử dụng phần mềm theo dõi tài sản

Để truy cập vào dữ liệu của một tài sản có gắn mã vạch, mã đó phải được lưu trữ trên một hệ thống phần mềm. Các thông tin tiêu biểu như: số lượng, vị trí tài sản, lịch sử bảo trì và ngày mua sẽ được gán trong cơ sở dữ liệu cho một tài sản cụ thể. Sau đó, tài sản được cấp một mã duy nhất được tạo thành mã vạch và được dán vào.
Điều này có nghĩa là khi mã vạch được quét, máy quét sẽ yêu cầu máy tính mở một bản ghi cụ thể nơi lưu trữ dữ liệu của tài sản đó. Từ đó, dữ liệu nội dung có thể được xem, cập nhật và hoạt động.

Lợi ích của việc theo dõi tài sản bằng mã vạch

Với sự phổ biến của các công nghệ gắn thẻ và các giải pháp phần mềm, khả năng theo dõi và quản lý tài sản trở nên phổ biến rộng rãi cho tất cả các loại hình và quy mô kinh doanh. Và, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều tài sản hoặc dựa vào tài sản của họ để tạo doanh thu, việc triển khai hệ thống theo dõi tài sản là điều cần thiết.
Tương tự như các giải pháp theo dõi khác như RFID và NFC, các công cụ theo dõi mã vạch có thể cung cấp nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp cần thiết để quản lý tài sản của họ.

Theo dõi tài sản hiệu quả về chi phí

Cho dù doanh nghiệp chọn tự in mã vạch tại chỗ hay mua từ nhà phân phối, mã vạch là một giải pháp theo dõi giá rẻ và hiệu quả. Chi phí trả trước thấp của mã vạch khiến chúng trở nên cực kỳ hấp dẫn đối với các doanh nghiệp có kho chứa đầy hàng tồn kho có giá trị. Cũng như là một hình thức theo dõi mong muốn cho các vật phẩm và thiết bị có giá trị thấp.

• Tăng tốc độ và độ chính xác

Theo dõi tài sản bằng mã vạch cũng có thể là một quy trình thủ công, trong đó số mã vạch được nhập bằng tay. Tuy nhiên, làm vậy quá trình diễn ra chậm chạp và tốn kém thời gian và tiền bạc của các doanh nghiệp. Thay vào đó, máy quét mã vạch và hệ thống theo dõi tài sản có thể đẩy nhanh quy trình làm việc. Quá trình quét mã vạch và truy xuất dữ liệu của tài sản chỉ trong vài giây có thể nhanh hơn 5-7 lần so với nhập thủ công.
Việc nhập dữ liệu thủ công bằng bút và giấy là nguyên nhân sâu xa của thông tin sai lệch, dễ tạo ra lỗi.

• Yêu cầu đào tạo tối thiểu

Một ưu điểm chính mà hệ thống theo dõi tài sản mã vạch có so với các giải pháp gắn thẻ khác là tính dễ sử dụng. Mã vạch có thể tự dính và có thể dễ dàng gắn vào các vật dụng ở khắp nơi làm việc. Sau đó, đơn giản là trỏ máy đọc mã vạch vào nhãn và quét nó. Từ đó, máy tính và một hệ thống phần mềm quản lý tài sản thực hiện phần còn lại.

• Giảm thiểu lỗi của con người

Vấn đề với các quy trình theo dõi tài sản thủ công là số lượng lỗi của con người không được chú ý cho đến khi quá muộn.
Cho dù sử dụng bảng tính hay bút và giấy, tỷ lệ lỗi điển hình cho việc nhập dữ liệu thủ công là 1 trên 300 ký tự . Trong khi đó, tỷ lệ lỗi của máy quét mã vạch có thể chính xác đến 1 lỗi trong 36 nghìn tỷ ký tự.

So sánh Mã vạch với RFID: Sự khác biệt là gì?

Trước sự gia tăng của thẻ theo dõi chạy bằng pin, mã vạch là một trong những cách duy nhất giúp các doanh nghiệp có thể đọc chính xác dữ liệu tài sản của mình. Việc giảm sai sót, tăng khả năng quản lý hàng tồn kho chính xác và chi phí vận hành rẻ đã làm cho mã vạch trở thành một giải pháp quản lý tài sản hoàn hảo.
Tuy nhiên, trong 20 năm qua, các giải pháp gắn thẻ tài sản khác như QR code, RFID đã cung cấp cho người dùng các lựa chọn nâng cao hơn để theo dõi tài sản doanh nghiệp. Một giải pháp gắn thẻ nội dung đã thay thế mã vạch là RFID. Mặc dù tốn kém hơn và tốn thời gian để triển khai, hệ thống RFID có thể mang lại nhiều sự đa dạng hơn cho các doanh nghiệp khi so sánh song song với các công cụ theo dõi tài sản bằng mã vạch.
 

	Nhãn mã vạch	Thẻ RFID
Chi phí	Các nhãn mã vạch có giá khởi điểm chỉ khoảng vài chục VNĐ	Các chip bên trong thẻ RFID khiến chúng trở thành một lựa chọn đắt tiền
Phạm vi	Trong tầm nhìn	Lên đến 15 mét và không cần đường ngắm
Tốc độ quét	Chỉ có thể quét một nhãn tại một thời điểm	Có thể quét nhiều thẻ RFID cùng một lúc
Độ bền	Có thể dễ bị hư hỏng khi đặt bên ngoài tài sản	Khó hư hỏng và được thiết kế cho môi trường bất lợi
Không gian lưu trữ	Lên đến 2000 ký tự (mã vạch 2D)	Lên đến 4 triệu ký tự
Tính phổ quát	Mã vạch được sử dụng trên toàn cầu	Tần số RFID và loại thẻ phụ thuộc vào vị trí

Các giải pháp theo dõi tài sản khác

Cũng như RFID và mã vạch, có các giải pháp theo dõi và gắn thẻ khác cho các doanh nghiệp sử dụng nhiều tài sản cần xem xét khi triển khai hệ thống theo dõi tài sản.

• Theo dõi tài sản bằng GPS

Việc sử dụng thiết bị theo dõi GPS (Hệ thống Định vị Toàn cầu) cho phép người dùng chủ động theo dõi tài sản khi đang vận chuyển. Bằng cách giao tiếp với các vệ tinh, bộ theo dõi GPS có thể thu được dữ liệu vị trí chính xác trong thời gian thực.
Mặc dù việc gắn thẻ GPS là tốn kém và không hiệu quả để theo dõi trong nhà, nhưng công cụ theo dõi vị trí là một lựa chọn phổ biến cho các tổ chức quản lý đội xe, hậu cần và vận tải.

• Theo dõi tài sản bằng NFC

NFC (Giao tiếp trường gần) là một công nghệ phổ biến có thể được tìm thấy trong điện thoại thông minh để sử dụng cho việc thanh toán. Trên thực tế, chính sự công nhận trên toàn thế giới này đã làm cho các công cụ theo dõi tài sản NFC trở nên hiệu quả. Bằng cách có thể truy cập trên thiết bị di động, không cần trình đọc thẻ cụ thể hoặc đào tạo thêm cho nhân viên.
Giống như mã QR , thẻ NFC cho phép người dùng đăng ký dữ liệu trong thời gian thực và hợp lý hóa việc truy cập thông tin từ hệ thống theo dõi tài sản của họ. Mặc dù thẻ nội dung NFC có thể đắt tiền, nhưng chúng cũng cung cấp các khả năng tốt hơn để sử dụng bên ngoài và trong điều kiện thời tiết bất lợi.